Ανακοίνωση με την οποία ενημερώνει τους δημότες για τον τρόπο λειτουργίας του νέου συστήματος Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, εξέδωσε ο Δήμος Ηρακλείου Αττικής.
Στόχος η καλύτερη εξυπηρέτηση των δημοτών
Όπως έχουμε ξαναγράψει, το νέο σύστημα στοχεύει αφενός στην καλύτερη οργάνωση και ενδοεπικοινωνία των υπηρεσιών του Δήμου, αφετέρου στην καλύτερη δυνατότητα αμφίδρομης επικοινωνίας μεταξύ Δήμου και πολιτών και συνεπώς στην καλύτερη εξυπηρέτηση των τελευταίων. Έτσι, πλέον οι πολίτες θα μπορούν να επικοινωνούν με τον Δήμο προκειμένου να υποβάλουν κάποιο αίτημα τους ηλεκτρονικά (μέσω e-mail), με fax ή τηλεφωνικά (στο άμεσο μέλλον θα δημιουργηθεί και τηλεφωνική γραμμή επικοινωνίας με αριθμό 15580 γι’ αυτόν τον σκοπό), το οποίο στη συνέχεια θα καταχωρείται στο σύστημα. Εξαιρετικά σημαντικό είναι ότι κατά την καταχώρηση των προβλημάτων τους, οι δημότες θα ενημερώνονται ταυτόχρονα και για την προβλεπόμενη ημερομηνία επίλυσής τους.
«Άμεση επίλυση των αιτημάτων»
Αναλυτικά, στην ενημερωτική ανακοίνωση του Δήμου Ηρακλείου αναφέρονται τα παρακάτω:
«Το σύστημα ηλεκτρονική διοίκησης του Δήμου Ηρακλείου Αττικής είναι ένα πρότυπο ηλεκτρονικό διαδικτυακό σύστημα, το οποίο συνδέει όλες τις υπηρεσίες του Δήμου ανεξάρτητα με το που στεγάζονται, καλύπτει όλες τις προδιαγραφές ασφάλειας και είναι εξαιρετικά φιλικό στους χρήστες και αποτελεσματικό στην διαχείριση και την εποπτεία.
Το νέο σύστημα ηλεκτρονικής διοίκησης μπορεί να συμβάλει στην ταχύτητα επίλυσης των αιτημάτων από τους δημότες, καθώς και στην άμεση επικοινωνία και αποτελεσματικότερη συνεργασία και λειτουργία μεταξύ των υπηρεσιών του Δήμου.
Μία προοπτική που δημιουργεί το νέο σύστημα του Δήμου Ηρακλείου είναι η μελλοντική κατάργηση του πρωτοκόλλου εσωτερικής αλληλογραφίας καθώς και η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση αυτής, παρέχοντας ταχύτερη και αναλυτικότερη αναζήτηση στο αρχείο, άμεση εύρεση και οικονομία σε γραφική ύλη.
Το σύστημα είναι διαβαθμισμένης πρόσβασης, ώστε να υπάρχει ενημέρωση σε όλα τα κλιμάκια και οι υπεύθυνοι και οι πολιτικοί προϊστάμενοι να έχουν άμεση εικόνα για τα αιτήματα και τις εκκρεμότητες του τομέα τους.
Πώς γίνεται η επεξεργασία των αιτημάτων
Το αίτημα, από την στιγμή που θα καταγραφεί στο σύστημα, απευθύνεται στην αντίστοιχη υπηρεσία. Ο χρήστης (εργαζόμενος) της υπηρεσίας που παραλαμβάνει το αίτημα καταγράφεται στην καρτέλα του αιτήματος και η διαδικασία περνάει σε επόμενο στάδιο. Ο προϊστάμενος της υπηρεσίας χαρακτηρίζει την σοβαρότητα του αιτήματος και υπολογίζει τον χρόνο επίλυσης του ημερολογιακά. Αφού ολοκληρωθεί αυτό το στάδιο καταγράφεται το όνομα του προϊσταμένου τμήματος και όλες οι πληροφορίες του αιτήματος καταχωρούνται στον πίνακα αιτημάτων στον οποίο τα ανώτερα κλιμάκια της διοίκησης έχουν πρόσβαση και άμεσα εικόνα για τις εκκρεμότητες των τμημάτων του δήμου. Αν ένα αίτημα πλησιάζει στο χρόνο πρόβλεψης για την τακτοποίηση του το σύστημα ενημερώνει τους υπευθύνους ώστε να φροντίσουν για την επίλυση του.
Για κάθε αίτημα υπάρχει καρτέλα στην οποία εκτός από τις βασικές πληροφορίες που καταγράφονται, καταγράφεται και η εσωτερική επικοινωνία μεταξύ των εμπλεκομένων τμημάτων και των υπευθύνων. Όταν ένα αίτημα διαπιστωθεί ότι δεν τακτοποιήθηκε ικανοποιητικά τότε μέσα από την καρτέλα του οι υπεύθυνοι έχουν την δυνατότητα μετά από ποιοτικό έλεγχο ή κάποια καταγγελία να κάνουν ανάκληση της κατάστασης του αιτήματος και να το θέσουν σε εκκρεμότητα, με καινούργια προτεραιότητα και νέα ημερομηνία επίλυσης.
Μέσα από το σύστημα οι χρήστες μπορούν να έχουν άμεση επικοινωνία με εσωτερικό mail, συνομιλία σε πραγματικό χρόνο, μπορούν να αναζητήσουν στοιχεία άλλου χρήστη προκειμένου να έρθουν σε επικοινωνία από το οργανόγραμμα που υπάρχει στο σύστημα.
Στατιστικά στοιχεία για την αποτελεσματικότητα
Ένα χρήσιμο εργαλείο του συστήματος είναι η καταγραφή στατιστικών.
Υπάρχει η δυνατότητα παρουσίασης του μέσου χρόνου επίλυσης των αιτημάτων ανά μήνα. Παράλληλα, γίνεται μηνιαία παρουσίαση των αιτημάτων και διαχωρισμός σε ολοκληρωμένα ή σε εξέλιξη αιτήματα. Ανάλογη παρουσίαση διαθέτει το σύστημα και σε ετήσια βάση.
Τα στατιστικά καταγράφουν την δραστηριότητα και την αποτελεσματικότητα όλων των υπηρεσιών του Δήμου, κατά συνέπεια μπορεί ο χρήστης να δει στατιστικά για κάθε υπηρεσία ειδικά, εκτός από τα συγκεντρωτικά αποτελέσματα που εμφανίζουν συνολικά όλες τις υπηρεσίες του Δήμου.
Το σύστημα θα συνδεθεί και θα υποστηρίζει τις ηλεκτρονικές υπηρεσίες που θα διατεθούν στους δημότες στην νέα ιστοσελίδα του Δήμου. Με αυτό τον τρόπο οι δημότες θα γνωστοποιούν ηλεκτρονικά μέσω της ιστοσελίδας του δήμου το αίτημα τους στις αντίστοιχες υπηρεσίες, και θα λαμβάνουν ενημέρωση αυτόματα με την επίλυση του αιτήματος, από το σύστημα».
Αρετή Κοτσολάκου
