Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση του θέματος
• Καταγραφή παγίων περιουσιακών στοιχείων, με πλήρη χαρακτηρισμό τους στο Μητρώο Παγίων τουλάχιστον για τις νέες αγορές (εντός του 2014 -2015). Ωστόσο, για το ιδιοκτησιακό καθεστώς (σε ποιον ανήκουν) των παλαιότερων παγίων περιουσιακών στοιχείων του Δημοτικού Θεάτρου Πεύκης, απαιτείται χρόνος και προσωπικό για την οριστική εξακρίβωση διότι η προηγούμενη Διοίκηση δεν εφάρμοσε διαδικασίες ποτέ για το σκοπό αυτό.
• Ανάθεση συγκεκριμένων αρμοδιοτήτων σε υπαλλήλους του ΠΕΑΠ (Με την υπ’ αριθμ. 130 απόφαση Προέδρου).
• Μη ανανέωση πολυετούς συνεργασίας με εξωτερικό συνεργάτη – ηχολήπτη λόγω σημαντικών παρατυπιών που διαπιστώθηκαν στα εκδοθέντα παραστατικά από αυτόν.
• Διενεργήθηκε λεπτομερειακή εξέταση και καταγραφή των παγίων περιουσιακών στοιχείων ιδιοκτησίας του απερχόμενου συνεργάτη-ηχολήπτη.
• Καθορισμός καθηκόντων υπαλλήλου:
(α) Διαχείριση Μητρώου Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων – Κωδικοποίηση και συμφωνία.
(β) Παρακολούθηση αναγκών και δρομολόγηση κάλυψης των σε σχέση με προμήθειες διαφόρων υλικών.
• Ενέργειες για αδειοδότηση Δημοτικού Θεάτρου Πεύκης. Ετοιμάσαμε πλήρη φάκελο για την έκδοση της σχετικής άδειας – έγκρισης λειτουργίας του Θεάτρου που δεν υπήρχε μέχρι σήμερα. Η Διεύθυνση Υπηρεσίας Δόμησης του Δήμου Ν. Ιωνίας (Τμήμα Έκδοσης Αδειών Δόμησης) μας απάντησε θετικά με το υπ’ αριθμ. 8259/1181 στις 29/9/2015 για τη χρήση του χώρου για πολιτιστικές εκδηλώσεις χωρίς την έκδοση σχετικής άδειας.
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
– Ορισμός επιτροπής καταγραφής και οριστικού διαχωρισμού περιουσιακών στοιχείων. (Διενέργεια ελέγχου κατά πόσο τα αναφερόμενα στο Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων υπάρχουν και βρίσκονται στις εγκαταστάσεις του ΠΕ.Α.Π.)
Δ. ΠΛΗΜΜΕΛΕΙΣ – «ΕΛΕΓΧΟΜΕΝΕΣ» ΣΥΜΒΑΣΕΙΣ
Πρόκειται για συμβάσεις που δεν ανταποκρίνονται στο ρόλο για τον οποίο ανατέθηκαν, δημιουργώντας ερωτηματικά για τη σκοπιμότητα υλοποίησής τους, για την ενδεχόμενη οικονομική επιβάρυνση που επέφεραν του Ν.Π.Δ.Δ., ενώ σε ορισμένες από αυτές δεν ακολουθήθηκαν οι προβλεπόμενες εκ του νόμου διαδικασίες.
Πρόκειται για συμβάσεις γενικές και ασαφείς χωρίς αναλυτικό προσδιορισμό του φυσικού αντικειμένου, γεγονός που δεν επιτρέπει και τον ουσιαστικό έλεγχό τους. Για παράδειγμα, σε ορισμένες συμβάσεις έπρεπε να υπάρχει αναλυτική τεχνική έκθεση (ηλεκτρολογικό υλικό).
Παράλληλα, σε ορισμένες συμβάσεις ελέγχεται ως προς τη νομιμότητα η διαδικασία που τηρήθηκε. Πρέπει να υπάρχει αναλυτική περιγραφή του παραδοτέου. Έτσι ελέγχεται η χρηστή διοίκηση. Ωστόσο, η κατάσταση αυτή δεν προσιδιάζει στους κανόνες μιας χρηστής διοίκησης. Απόδειξη, η μη τήρηση της διαδικασίας.
Απορίας άξιον παραμένει πως είναι δυνατόν σε κάποιες από αυτές να υπογράφει ο Δήμαρχος στο όνομα της Προέδρου του ΠΕ.Α.Π. και το ανάποδο. Με λίγα λόγια, Προχειρότητα, Διοικητικές Αβλεψίες, Ενδεχόμενη Οικονομική Επιβάρυνση του ΠΕ.Α.Π.
ΜΗ ΤΗΡΗΣΗ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ
Σύμβαση τήρησης διπλογραφικού 2013-2014. Διαπιστώσαμε ότι ενώ η σύμβαση τήρησης διπλογραφικού συστήματος για την χρήση 2013 και η κατάρτιση οικονομικών καταστάσεων (Ισολογισμός, Κατάσταση Αποτελεσμάτων Χρήσεων, Προσάρτημα κλπ.) αναφέρει τελική ημερομηνία παράδοσης την 5η Μαΐου 2014. Παραδόθηκαν στοιχεία (Ισολογισμός 2013) στο πρώτο δεκαήμερο Μαρτίου 2015, δηλ. μιλάμε για ακριβώς 10 μήνες εκτός προθεσμίας βάσει του άρθρου 2 της σύμβασης (5 Νοεμβρίου 2013) και παρόλα αυτά η προηγούμενη διοίκηση είχε αναθέσει σύμβαση την 1η Ιουλίου 2014, με σκοπό τη σύνταξη οικονομικών καταστάσεων του 2014.
ΣΥΝΤΗΡΗΣΗ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΟΥ ΕΞΟΠΛΙΣΜΟΥ
Σύμβαση συντήρησης & επισκευής ηλεκτρονικού εξοπλισμού. Διαπιστώθηκε η ύπαρξη σύμβασης που αφορά την επισκευή διαφόρων μηχανημάτων ήχου & φωτισμού. Από την σύμβαση όμως και από τα εκδοθέντα τιμολόγια του προμηθευτή δεν προκύπτουν αναλυτικά οι εργασίες που παρασχέθηκαν.
ΕΠΙΓΡΑΦΕΣ
Σύμβαση προμήθειας επιγραφών κτιρίων ΠΕ.Α.Π. Η σύμβαση όμως έχει απόφαση επικυρωμένη της τότε προέδρου ΠΕ.Α.Π. που αναφέρεται σε άλλον προμηθευτή. Δεν τηρήθηκε η διαδικασία ούτε και ο νόμος.
ΕΡΓΑΣΙΕΣ ΧΩΡΙΣ ΑΝΑΛΥΤΙΚΕΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΕΙΣ
Επίσης διαπιστώσαμε ότι για αρκετές συμβάσεις προμηθειών υλικών και εκτέλεσης έργων για τα κτίρια του ΠΕ.Α.Π., δεν υφίστανται αναλυτικές πιστοποιήσεις ολοκλήρωσης έργων και παραλαβές υλικών. (Δεν τηρήθηκε η νόμιμη διαδικασία παράδοσης – παραλαβής).
«ΣΥΓΧΥΣΗ» ΥΠΟΓΡΑΦΩΝ
Βρέθηκαν και ορισμένες συμβάσεις οι οποίες είχαν υπογραφεί από τον πρώην Δήμαρχο Λυκόβρυσης – Πεύκης αντί της Προέδρου του ΠΕ.Α.Π.
Παρατηρήθηκαν, τέλος, αρκετές συμβάσεις και αποφάσεις του ΠΕ.Α.Π. για τις οποίες ενώ αναφέρεται ότι αποφασίζει ο Δήμαρχος Λυκόβρυσης – Πεύκης, υπογράφει η τέως Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π.
(Αυτό σημαίνει σύγχυση καθηκόντων. Τίθεται θέμα εγκυρότητας και ακυρότητας των συμβάσεων και αποφάσεων με αποτέλεσμα μιας εικόνα πλήρους διάλυσης, προχειρότητας και διοίκησης που ασκείται με επιπόλαιο και ανεύθυνο τρόπο).
Oι συμβάσεις δεδομένου ότι έχουν υπογραφεί από αναρμόδιο όργανο (δηλ. Δήμαρχο αντί Πρόεδρο του ΠΕΑΠ), ουσιαστικά είναι ανυπόστατες. Ως εκ τούτου, καθώς έχει γίνει η πληρωμή και εξόφλησή τους, στη διενέργεια του υποχρεωτικού κατασταλτικού ελέγχου από το Ελεγκτικό Συνέδριο, που δεν έχει γίνει ούτε για το 2013, μπορεί να προκύψει καταλογισμός.
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση του θέματος
• Ορισμός υπαλλήλου με καθορισμό των παρακάτω καθηκόντων:
• Παρακολούθηση εκτέλεσης εσόδων-εξόδων προϋπολογισμού και ανάρτηση αυτών στη Διαύγεια, σε μηνιαία βάση
• Μηνιαίος έλεγχος εσόδων – εξόδων και στοιχείων Ισολογισμού και ανάρτησή των στη Βάση Οικονομικών Στοιχείων της ΕΕΤΑΑ
• Συμφωνία λογαριασμών της Γενικής Λογιστικής και των αντίστοιχων της Οικονομικής Διαχείρισης, σε μηνιαία βάση και έκδοση οικονομικών στοιχείων για την ενημέρωση της Διοίκησης και του Δημάρχου (monthly report).
• Παρακολούθηση αναγκών και δρομολόγηση κάλυψής των σε σχέση με προμήθειες διαφόρων υλικών και παροχής υπηρεσιών (αποκατάσταση βλαβών – συντηρήσεις των εγκαταστάσεων του ΠΕΑΠ).
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
• Καθορισμός αξιολόγησης προμηθευτών και απαρέγκλιτη τήρησή της.
• Ορισμός Τεχνικού Ασφαλείας για τη συνεχή και αδιάλειπτη παρακολούθηση –καταγραφή και άμεση διευθέτηση τεχνικών θεμάτων που αφορούν τις δομές του ΠΕ.Α.Π για την επίτευξη του στόχου της εύρυθμης λειτουργίας όλων των δραστηριοτήτων του.
• Ορισμός επιτροπής με Τεχνικό Ασφαλείας, υπάλληλο του Δήμου και αρμόδιο υπάλληλο του ΠΕΑΠ για την πλήρη καταγραφή υλικών/παγίων στις δομές του ΠΕ.Α.Π.
