«Είμαστε υποχρεωμένοι, εκ των πορισμάτων, να επεκτείνουμε τον έλεγχο και στο 2012-2013, ώστε να έχουμε πληρέστερη εικόνα», τονίζει η πρόεδος του ΠΕΑΠ, Μαρίνα Πατούλη.
Με τη συμπλήρωση ενός έτους λειτουργίας του ΠΕ.Α.Π. την Παρασκευή 9 Οκτωβρίου στην αίθουσα του Δημοτικού Συμβουλίου παρουσιάστηκε αναλυτικά η Έκθεση του πολυσυζητημένου Διαχειριστικού Ελέγχου στο Διοικητικό Συμβούλιου του Νομικού Προσώπου.
Η Έκθεση επικεντρώθηκε στα ιστορικά οικονομικά στοιχεία και πληροφορίες για το διάστημα από 1/1/2014 έως 31/08/2014 και εκτελέσθηκε σύμφωνα με τα Διεθνή Πρότυπα Συναφών Υπηρεσιών που εφαρμόζονται σε Αναθέσεις Προσυμφωνημένων Διαδικασιών (4400), όπως αυτά πλέον ισχύουν και στην κείμενη Ελληνική Νομοθεσία.
Αξίζει να σημειωθεί ότι η Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π. Μαρίνα Πατούλη – Σταυράκη στο πρώτο κιόλας διοικητικό συμβούλιο (29 Σεπτεμβρίου 2014), είχε προτείνει τη διενέργεια διαχειριστικού ελέγχου στο ΠΕ.Α.Π. όπου ομόφωνα το Δ.Σ. (υπ’ αριθμό 36/2014 απόφαση) αποφάσισε τη διενέργειά του. Η εκτέλεση του διαχειριστικού ελέγχου ανατέθηκε σε εταιρεία ορκωτών λογιστών με την υπ’ αρ. 563/23-10-2014 Απόφαση.
«Δώσαμε τα στοιχεία για να γνωρίζουν οι πολλοί»
Η πρόεδρος στην τοποθέτησή της έκανε μια γενική αναφορά για το αντικείμενο και το σκοπό του ελέγχου, καθώς και για το πλαίσιο των πορισμάτων που έφεραν στο προσκήνιο την αδήριτη ανάγκη συνέχισης διαφανών διαδικασιών και βελτίωσης σε κάθε τομέα της αυτοδιοικητικής λειτουργίας. Όπως τόνισε: «Επιδιώξαμε να χτίσουμε μια νέα σχέση εμπιστοσύνης που να στηρίζεται στη διαφάνεια, τη νομιμότητα και την αξιοκρατία, διαμορφώνοντας ένα συμμετοχικό μοντέλο τοπικής δημοκρατίας. Από την πρώτη στιγμή, θέσαμε τις βάσεις για μια χρηστή Διοίκηση, ανοιχτή στο Διάλογο, πιστή στις αξίες του Πολιτισμού και υπεύθυνη στην ορθή διαχείριση του Δημοσίου Χρήματος».
Παράλληλα, αναδεικνύοντας
την αναγκαιότητα των Ελέγχων στο Δημόσιο Βίο αλλά και την ομόφωνη απόφαση του ΔΣ. του ΠΕ.Α.Π. προς τη διενέργεια του Διαχειριστικού, υποστήριξε πως: «Χωρίς να κρύβουμε τίποτα κάτω από τα χαλί, δώσαμε στη δημοσιότητα όλα τα απαραίτητα στοιχεία για να γνωρίζουν οι πολλοί και όχι οι λίγοι το πώς πορεύεται το Νομικό Πρόσωπο του Δήμου μας». Ενώ πρόσθεσε, πως: «Είμαστε υποχρεωμένοι θα έλεγα, εκ των πορισμάτων, να επεκτείνουμε τον έλεγχο και στο 2012, 2013 ώστε να έχουμε πληρέστερη εικόνα». Καταλήγοντας τόνισε: «Τα πορίσματα του ελέγχου αποκάλυψαν αρκετές περιπτώσεις ανεπάρκειας, αβλεψίες, μη τήρηση νομίμων διαδικασιών που μας αναγκάζουν να δούμε παραπέρα. Να πετύχουμε έναν ολοκληρωμένο έλεγχο στο ΠΕ.Α.Π., που να ανταποκρίνεται στα σύγχρονα δεδομένα. Ωστόσο, να υλοποιούμε ταυτόχρονα όλες τις απαραίτητες αναδιαρθρώσεις και αλλαγές όπου χρειάζεται για να γίνουμε διοικητικά ευέλικτοι, εκσυγχρονίζοντας δομές και διαδικασίες με επίκεντρο την αναβάθμιση των υπηρεσιών.
Μιλώντας για το νέο μοντέλο λειτουργίας του ΠΕ.Α.Π. και δίνοντας το πολιτικό στίγμα της νέας φιλοσοφίας της Διοίκησης σημείωσε: «Το ΠΕ.Α.Π. αλλάζει. Αφήνει πίσω του το χτες. Το οφείλει στον εαυτό του αλλά και στον θεσμικό του ρόλο. Εφαρμόζει πρακτικές που δεν μειώνουν το κύρος του, δεν το βάζουν σε επικίνδυνα μονοπάτια οπισθοδρόμησης, δεν το καθηλώνουν σε παρωχημένα μοντέλα διοίκησης, αλλά υπαγορεύουν το μέλλον του με περισσότερη αισιοδοξία, ασφάλεια και προοπτική. Δίνει το παράδειγμα, γιατί απλά κάνει το καθήκον του».
Αναλυτικά παραθέτουμε τα Αντικείμενα του Ελέγχου και μια σύντομη Περιγραφή των Ευρημάτων καθώς και ενέργειες της Διοίκησης του ΠΕ.Α.Π. που έχει υλοποιήσει αλλά και δρομολογεί συγχρόνως.
ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΕΛΕΓΧΟΥ
1. Καταγραφή εσόδων (εισπράξεων) και εξόδων (πληρωμών) σύμφωνα με τα απολογιστικά στοιχεία και συσχέτιση με τις αντίστοιχες λογιστικές εγγραφές και τα απαραίτητα δικαιολογητικά.
2. Συμφωνία ταμειακών διαθεσίμων με ημερομηνίες αναφοράς την 31/12/2013 και την 31/08/2014.
3. Εξέταση συγκεκριμένων παγίων (μηχανήματα ηχοφωτισμού στο Δημοτικό Θέατρο Πεύκης), της φυσικής ύπαρξής τους και αντιστοίχιση με το Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων. Επίσης εξέταση σημαντικών τιμολογίων αγοράς για πάγια περιουσιακά στοιχεία των χρήσεων 2012-2013-2014 και συσχέτιση με την φυσική τους ύπαρξη και το Μητρώο Παγίων Περιουσιακών Στοιχείων.
4. Έρευνα και καταγραφή των συμβάσεων για την περίοδο 01/01/2014-31/08/2014 καθώς και των συμβάσεων του 2013 που έληξαν στην ελεγχόμενη χρήση, συσχέτιση με τα αντίστοιχα δικαιολογητικά και τις λογιστικές εγγραφές.
5. Καταγραφή και εξέταση των διαδικασιών εισπράξεων συνδρομών από την παροχή των διαφόρων δραστηριοτήτων του ΠΕ.Α.Π. και αξιολόγηση των διαδικασιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου.
ΠΕΡΙΛΗΨΗ ΕΥΡΗΜΑΤΩΝ
Α. ΑΝΕΠΑΡΚΕΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΥ ΕΛΕΓΧΟΥ ΣΤΑ ΕΣΟΔΑ – ΜΗ ΤΗΡΗΣΗ ΔΙΠΛΟΓΡΑΦΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ
® Εξακριβώθηκε ότι δεν υφίσταται μηχανογραφικό πρόγραμμα καταχώρησης, λογιστικοποίησης και συμφωνίας των ημερήσιων εισπράξεων που πραγματοποιεί το ΠΕ.Α.Π. με την Ταμιακή Υπηρεσία του Λυκόβρυσης Πεύκης. Έγινε προσπάθεια πλήρους μηχανογράφησης των εσόδων (κυρίως συνδρομών), στο πρώτο εξάμηνο 2013, αλλά όπως δηλώθηκε δεν τελεσφόρησε λόγω πολυπλοκότητας του συγκεκριμένου προγράμματος εφαρμογών και ως εκ τούτου δεν αναζητήθηκε άλλη εναλλακτική πρόταση.
® Το διπλογραφικό σύστημα δεν τηρείτο για τα έτη 2013 & 2014. Η πρώην Πρόεδρος του ΠΕ.Α.Π υπογράφει τη νέα σύμβαση, ενώ γνωρίζει ότι δεν είναι πλέον διοίκηση, για την τήρηση του διπλογραφικού του 2014 την 1η Ιουλίου 2014, και ενόσω ο λογιστής (εξωτερικός συνεργάτης του ΠΕ.Α.Π. για τα εν λόγω έτη) δεν είχε παραδώσει το διπλογραφικό του έτους 2013 ως όφειλε να πράξει εκ της συμβάσεώς του καθώς επίσης και δεν έχει συντάξει τον ισολογισμό του 2013 που είχε υποχρέωση να παραδώσει έως τον Μάιο του 2014. Ζητήθηκε από τον εν λόγω συνεργάτη να δώσει έγγραφες εξηγήσεις για την ολιγωρία παράδοσης του έργου που είχε συμφωνήσει βάσει σύμβασης. Ο ίδιος επικαλέστηκε μηχανογραφικά προβλήματα και ελλιπή παροχή στοιχείων από την προηγούμενη διοίκηση.
Ενέργειες της Διοίκησης για την αντιμετώπιση των θεμάτων:
– Τα έσοδα πλέον παραδίδονται αυθημερόν στην Ειδική Ταμεία του Δήμου και δεν κρατούνται στα γραφεία του ΠΕ.Α.Π. όπως γινόταν κατ’ εξακολούθηση στο παρελθόν.
– Διακοπή συνεργασίας με εξωτερικό συνεργάτη λογιστή καθώς παραδόθηκαν ελλιπή στοιχεία και κυρίως εκτός χρόνου προθεσμίας.
Δεδομένης της καθημερινής του παρουσίας στο Ν.Π.Δ.Δ, το νέο Δ.Σ. του ΠΕ.Α.Π. με ομόφωνη απόφασή του (11/2015) θεώρησε δίκαιο να του προτείνει τα εξής:
• Παράδοση του διπλογραφικού συστήματος 2013 και Ισολογισμού 2013 έως 31/01/2015 και αποπληρωμή της σύμβασης που συνάφθηκε με το ΠΕΑΠ διάρκειας από 05/11/2013-05/05/2014 ποσού 4.360,35 €.
• Αποπληρωμή του επιτροπικού Χρηματικού Εντάλματος 65- 27/08/2014 το οποίο αφορά στην τήρηση του διπλογραφικού του 2014 ποσού 1.230,00 €.
• Λύση της μεταξύ μας σύμβασης την 31/01/2015 με την αποπληρωμή του 60% της σύμβασης που συνάφθηκε με το ΠΕΑΠ διάρκειας από 01/07/2014-30/06/2015 ήτοι ποσό 9.000,00 € πλέον αναλογούντος ΦΠΑ, με την υποχρέωση να συμμετέχει στον έλεγχο του ορκωτού λογιστή του ισολογισμού 2013. Το 60% της σύμβασης, θα του δινόταν για την καθημερινή του παρουσία στο ΠΕΑΠ από 01/07/2014-31/01/2015 και για τις λογιστικές υπηρεσίες που είχε παράσχει για το εν λόγω διάστημα στο Ν.Π.Δ.Δ.
• Ο λογιστής συμφώνησε με όλα τα παραπάνω.
Αξίζει να σημειωθεί ότι όλοι οι όροι που του προτάθηκαν τηρήθηκαν από πλευράς του ΠΕ.Α.Π. παρόλο που δεν ήταν συνεπής στις ημερομηνίες που συμφωνήθηκαν. Συγκεκριμένα του καταβλήθηκαν 16.660,35 ευρώ μόνο με την παράδοση των υποχρεώσεων του 2013.
– Ανάθεση σε νέο εξωτερικό συνεργάτη λογιστή.
Ενέργειες που έχουν δρομολογηθεί να γίνουν:
• Έρευνα αγοράς για προσφορότερη τιμή μηχανογραφικής υποστήριξης λογισμικού το οποίο να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις για την παραμετροποίηση και κάλυψη των ειδικών θεμάτων του ΠΕ.Α.Π. και να είναι συμβατό πλήρως με τις ανάγκες του, καθώς επίσης ευέλικτο και οικονομικό.
